Bedrijfsvoering

In 2021 zijn er 4 speerpunten voor de bedrijfsvoering:

• Doorontwikkeling van en versterken integrale sturing op de bedrijfsvoering;
• Intensiveren van het samenspel en de samenwerking, zowel intern als extern;
• Investeren in competenties, vakmanschap en inzetbaarheid van medewerkers;
• Budgetbeheersing door het realiseren van besparingen, waaronder de lopende business cases.

Waarom deze speerpunten?
Samenwerking wordt steeds belangrijker. Niet alleen met partners in de stad, maar ook intern binnen de gemeente. Steeds meer vraagstukken in de stad kunnen niet meer vanuit één organisatieonderdeel worden opgepakt. Intensivering van de samenwerking tussen organisatieonderdelen, zowel binnen de bedrijfsvoering als tussen bedrijfsvoering en de andere diensten is cruciaal maar nog niet altijd vanzelfsprekend. De opgaven in de stad en van de diensten vragen om een wendbare, lerende, gezonde, integere en diverse organisatie. We gaan ook steeds meer plaats- en tijdonafhankelijk werken. Een goed georganiseerde bedrijfsvoering is daarbij onmisbaar en moet optimaal kunnen faciliteren, zowel intern als in relatie met inwoners en bedrijven. Tot slot spelen er bij de bedrijfsvoering nog steeds stevige financiële vraagstukken, net als in voorgaande jaren. De focus op verbetering van kwaliteit én verlaging van kosten en versterking van de budgetbeheersing zal daarom verder worden doorgezet.

Wat willen we bereiken?
De bedrijfsvoeringsorganisatie wil een gewaardeerde partner van de diensten zijn, waar vakmanschap zich continu ontwikkelt, waar iedereen zich welkom voelt en waar de opgaven van en voor de stad leidend zijn. De gemeente wil een open, veilige en diverse organisatie zijn. Waarin samen wordt gewerkt aan de steeds complexere opgaven in de stad. Een organisatie waar medewerkers graag willen werken, met een moderne en veilige ICT en met één gemeentebrede financiële administratie. In 2021 werkt de gemeente verder aan snellere en betere interne dienstverlening. Standaardprocessen en -producten digitaliseren we waar mogelijk, zoals de complete stukkenstroom. We leiden mensen op en we halen mensen in huis met passende kennis en vaardigheden. De gemeente wil in 2021 de bedrijfsvoering op een eenvoudigere,  flexibele manier organiseren waardoor zowel een kwaliteitsslag als een efficiencyslag wordt gemaakt.

Doorontwikkeling bedrijfsvoering
Met de implementatie van de afgesproken business cases (RIS 302908) realiseren we niet alleen een forse financiële besparing, we zetten daarmee ook een grote stap in de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering. De bundeling van de bedrijfsvoering in het BEC (en IDC) was een stap in de ontwikkeling naar een snellere, goede en efficiënte organisatie. In 2021 gaan we een stap verder en versterken we de sturing op de hele bedrijfsvoering door verdergaand te bundelen. Per vakdiscipline komen er organisatorische en kwalitatieve verbetermaatregelen, op basis van de in 2020 uitgevoerde analyses per discipline.

Financiële opgave
Gerichte maatregelen op de bedrijfsvoering (RIS 302908) moeten leiden tot een besparing van totaal € 17,75 mln. in 2023. De maatregelen bestaan onder andere uit het implementeren van businesscases en HRM-maatregelen. Daar bovenop zijn in de begroting 2020 en verder nieuwe bezuinigingen op de bedrijfsvoering opgenomen, oplopend tot € 2,7 mln. in 2023. In 2020 hebben we nieuwe maatregelen uitgewerkt om de bestaande, deels structurele tekorten ad € 6 mln. op te lossen. Incidenteel heeft het college € 6 mln. voor 2021 beschikbaar gesteld aan budgettair kader. Voor een duurzame oplossing is in 2020 in samenwerking met de kerndiensten de gewenste en noodzakelijke omvang en kwaliteit van de bedrijfsvoering en de daarbij passende financiering onderzocht. Met de uitkomsten daarvan zijn we in 2020 aan de slag gegaan en de genomen maatregelen zullen in 2021 en volgende jaren hun effect hebben. De totale financiële opgave voor de bedrijfsvoering voor de komende jaren is zeer fors. Tegelijkertijd is een verdere doorontwikkeling van de bedrijfsvoering noodzakelijk en dat kost tijd.

Centrale Bedrijfsvoeringsreserve
In 2021 worden herstelmaatregelen genomen voor de negatieve stand van de centrale bedrijfsvoeringsreserve. De herstelopgave voor de centrale bedrijfsvoeringsreserve bedraagt € 1,9 mln. en is ontstaan door het nadelige jaarrekeningresultaat 2019 op de Overhead van € 1,3 mln. en beoogde onttrekkingen in 2020 van € 0,6 mln.  In de begroting is een voorstel opgenomen om de centrale bedrijfsvoeringsreserve binnen maximaal 2 begrotingsjaren (2020 en 2021)) tenminste op nihil te krijgen. Het herstelplan maakt onderdeel uit van deze begroting.