Onderhoud kapitaalgoederen

Beleidskader
De gemeente is verantwoordelijk voor het optimaal inzetten van haar vastgoed ter uitvoering van bestuurlijk vastgestelde doelen. De gemeente draagt zorg voor efficiënte en gemeentebrede beleidsvorming op het gebied van ontwikkeling en realisatie, beheer en inzet van het gemeentelijk vastgoed. Het planmatig laten uitvoeren van eigenaarsonderhoud is hier een belangrijk onderdeel van. Het streven is om aan alle panden onderhoud uit te voeren conform een éénduidige systematiek. Daarbij wordt in principe een strikte scheiding tussen het eigenaarsonderhoud en het huurdersonderhoud (gebruikersonderhoud) gemaakt, conform de huurovereenkomst. De gemeente is op basis hiervan uitsluitend verantwoordelijk voor het laten uitvoeren en bekostigen van het eigenaarsonderhoud. Daar waar de gemeente zelf ook gebruiker is, geldt uiteraard dat de gemeente ook het gebruikersonderhoud verzorgt.

De gemeentelijke vastgoedportefeuille wordt onderhouden conform de methodiek van conditie gestuurd onderhoud (NEN2767). In deze systematiek wordt gekeken naar de staat van de afzonderlijke bouwelementen. Afhankelijk van de conditie wordt er een kwaliteitsscore aangegeven van 1 (uitstekend) tot 6 (zeer slecht).

In de op 20 februari 2014 door de gemeenteraad vastgestelde ‘Nota Vastgoed’ (RIS 269126) is beschreven dat het streven is om voor panden die structureel onderdeel uitmaken van de vastgoedportefeuille de conditiescore minimaal op niveau 3 (redelijk) te krijgen en/of te houden en per bouwelement in te grijpen wanneer conditie 4 (matig) wordt geconstateerd. Per pand kan er afhankelijk van het toekomstperspectief, locatie en representativiteit op bouwdeelniveau gedifferentieerd worden in het kwaliteitsniveau van onderhoud.

Voor alle objecten die in gemeentelijk beheer zijn met een verwachte beheertermijn van minimaal vijf jaar is een meerjarige onderhoudsplanning opgesteld. Deze worden om de vier jaar geactualiseerd. De planning fluctueert van jaar tot jaar en wijkt daarom altijd af van het structurele onderhoudsbudget dat elk jaar gelijk is.

Om de begroting beter te laten aansluiten op de onderhoudsplanning (aandachtspunt rekeningencommissie jaarrekening 2018) zijn diverse maatregelen getroffen. Allereerst zijn de onderhoudsplanningen scherper geanalyseerd op noodzakelijkheid en haalbaarheid van uitvoering in het begrotingsjaar en zo nodig aangepast. Daarnaast worden financiële bestedingen tijdens uitvoering niet meer per kwartaal maar per maand gemonitord. Zo kan sneller worden gestuurd op afwijkingen. Indien nodig wordt de begroting tijdens het lopende jaar geactualiseerd op de nieuwste inzichten die uit deze monitoring volgt. Daarbij brengt het beheer van vastgoed met zich dat niet alles vooraf volledig goed is te bepalen. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat bij de voorbereiding en uitvoering van werkzaamheden asbesthoudende materialen worden geconstateerd. Kostbare sanering is dan noodzakelijk. Tevens is recent sprake van hogere uitgaven aan brandveiligheid van gebouwen door gewijzigde scherpere regelgeving en vervroegde vervanging van brandmeldinstallaties omdat een installatie niet meer te onderhouden is wegens gebrek aan benodigde onderdelen omdat deze niet meer worden geproduceerd.

Verduurzaming Meerjarige Onderhoudsplannen
Reguliere verduurzamingsmaatregelen worden op natuurlijke vervangingsmomenten uitgevoerd zoals het isoleren van een dak wanneer de dakbedekking vervangen moet worden, of vervanging door energiezuinigere installaties. Om beter zicht te krijgen op de energetische conditie van een pand en verduurzamingsmaatregelen beter te borgen in de onderhoudsplannen, worden de Meerjarige OnderhoudsPlannen (MOP’s) omgezet naar Duurzame Meerjarige OnderhoudsPlannen (DMOP’s). Dit betekent dat sinds 2016 bij de periodieke inspecties van panden tevens de energetische staat van het pand in beeld wordt gebracht. Met deze informatie kunnen vanuit de DMOP verduurzamingsscenario’s onderzocht worden. In een periode van vier jaar hebben alle panden een her-inspectie gehad en zijn de MOP’s omgezet in DMOP’s.

Naar verwachting zijn in 2021 alle panden voorzien van een DMOP. Geplande werkzaamheden van onderhoud met verduurzaming als neveneffect worden gefinancierd vanuit de structurele onderhoudsmiddelen, overige maatregelen die niet als onderhoud gekenmerkt worden zullen op grond van de begrotingsvoorschriften niet uit de onderhoudsmiddelen bekostigd worden. Dit heeft overigens niet geleid tot verhoging van de beschikbare exploitatiemiddelen voor onderhoud. Door de versnelling in verduurzaming en energietransitie worden DMOP maatregelen meer en meer uitgevoerd waardoor de reserve zwaarder belast wordt. De DMOP ondersteunt de opgave het vastgoed conform de gemeentelijke doelstellingen versneld te verduurzamen. De aanpak staat in hoofdlijnen beschreven in de paragraaf vastgoed.

Begroting 2021-2024
Door het gemeentelijk vastgoed als één complex te beschouwen, kunnen schaal- en efficiencyvoordelen behaald worden. Bij het vaststellen van de begroting 2018-2021 zijn de onderhoudsvoorzieningen komen te vervallen. Randvoorwaarden zijn dat alle middelen in de bestaande exploitatie die bestemd zijn voor onderhoud hiervoor beschikbaar blijven en als één budget gezien mogen worden.

Om de systematiek goed te laten functioneren is in 2017 één (gemaximeerde) gemeentebrede reserve ingesteld waarmee de fluctuaties die optreden in de onderhoudsuitgaven kunnen worden opgevangen.

De huidige DMOP vertaald zich naar onderstaande financiële planning:

Bedragen x € 1.000

In 2021 worden bijvoorbeeld de volgende geplande onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd:

• Stadhouderslaan 37 (Museon) - vervangen aluminium kozijnen;
• Seinpoststraat 150 (De Blinkerd) - schilderwerk dak;
• Thorbeckelaan 350 (Zwembad De Waterthor) - schilderwerk, voegwerk en revisie LBK;
• Lange Voorhout 74 (Paleis Lange Voorhout) - schilderwerk;
• Oosterbeek 3 (Ateliers) - schilderwerk in combinatie met plaatsen HR++ glas;
• Koningin Emmakade 119 (Kinderdagverblijf) - schilderwerk;
• Bezuidenhoutseweg 452A (Groenpost) - vervangen dakpannen;
• Panamaplein 30, (Sporthal Hogeveld) - revisie luchtbehandelingsinstallatie;
• Van Alkemadelaan 93 en 95 (Woningen) - schilderwerk, beglazing en dakafwerking vervangen.

Voor een tweetal onderdelen van de vastgoedportefeuilles is dekking voor onderhoud anderszins geregeld: onderwijspanden en stedelijke ontwikkeling. Het onderhoud van de onderwijspanden die in gemeentelijke eigendom zijn en fungeren als wissellokatie, wordt gefinancierd uit het Onderwijshuisvestingsplan dat jaarlijks wordt vastgesteld door de Raad. Het onderwijshuisvestingsplan voor 2021 zal pas eind 2020 worden voorgelegd aan de Raad. Verder bezit de gemeente vastgoed ten behoeve van stedelijke ontwikkeling. De kosten van het tijdelijk beheer van dit vastgoed wordt verrekend met de Reserve Strategisch Vastgoed welke wordt gevoed door de huurinkomsten aangevuld met incidenteel beschikbare middelen zoals het begrote verkoopresultaat van € 9,4 mln t/m 2022.

De bovenstaande onderhoudsplanning zal komende jaren nog worden bijgesteld. In de huidige situatie wordt er bij de inspecties beoordeeld op de onderdelen onderhoud en energie waarbij de beoordeling op onderhoud leidend is en energie volgt. Als gevolg van de duurzaamheidsopgave zal bij de toekomstige inspecties meer worden gekeken naar de energie score. Hierdoor zal een verschuiving in de onderhoudsplanning over de jaarschijven gaan plaatsvinden. De onderhoudsplanningen worden daarbij gesynchroniseerd met de planning van de verduurzamingsopgave voor het gemeentelijke vastgoed.

Uitputting reserve
In 2021 is een bijgestelde onttrekking van € 1,006 mln. geraamd uit de Reserve Onderhoud Vastgoed. Deze dient om fluctuaties in de onderhoudsuitgaven op te vangen. In de oorspronkelijke begroting voor 2021 werd uitgegaan van een onttrekking van € 0,150 mln. Voor deze hogere onttrekking zijn diverse oorzaken te benoemen die ook relevant zijn voor de situatie in 2022 e.v. (en in de begroting zijn verwerkt). Op een aantal oorzaken is weinig tot geen invloed uit te oefenen zoals prijsindexering en marktwerking in de bouwsector en verhoogd niet planmatig-/calamiteitenonderhoud en mutatieonderhoud.

1. Prijsindex huur t.o.v. bouw en onderhoud en marktwerking

De bouwmarkt is de afgelopen tijd overspannen wat heeft geleid tot een sterke stijging van de kosten. De beschikbare onderhoudsmiddelen komen voornamelijk uit de (interne) verhuur van panden. De indexering van de huren zijn de afgelopen jaren veel lager dan de indexering van de bouw- en onderhoudskosten. Door de coronacrisis is de bouwsector in de knel gekomen doordat veel nieuwbouw- en grote renovatiewerken stil zijn komen te liggen. Voor het deel van de sector dat actief is in onderhoud zijn de signalen die wij ontvangen dat het werk redelijk tot goed doorgang vindt. Op het moment van schrijven is er op basis van de doorlopen aanbestedingen geen sprake van lagere inschrijvingen dan voor de crisis.

2. Stijging niet-planmatig onderhoud

In de onderhoudsbegroting is per pand een post voor niet planmatig onderhoud opgenomen bestemd voor calamiteiten als bijvoorbeeld lekkages en voldoen aan gewijzigde regelgeving. Sinds afgelopen jaar is een stijging ten laste van deze post zichtbaar. Dit heeft voornamelijk betrekking op asbestsanering en aanpassing of vervanging brandmeldinstallaties wat noodzakelijk wordt door het ontbreken van reserveonderdelen.

3. Eerder uitvoeren van onderhoud als gevolg van Verduurzamingsopgave vastgoed

In 2018 is een eerste tranche van € 7 mln. beschikbaar gesteld voor het verduurzamen van het gemeentelijke vastgoed. Vanaf dat moment zijn plannen geconcretiseerd. Met het totaal beschikbaar te stellen budget van € 13 mln. worden tm 2020 in totaal ca. 60 panden verduurzaamd. Hoewel zoveel mogelijk aansluiting wordt gezocht bij natuurlijke vervangingsmomenten loopt dit vaak niet gelijk maar is het, ook in financiële zin, effectiever onderhoudswerkzaamheden het kader van de DMOP naar voren te trekken. Bijvoorbeeld dakbedekking vervangen en aanbrengen dakisolatie voordat PV-panelen geplaatst worden.

Als gevolg van deze ontwikkelingen die zich door zullen zetten in 2021 komt daardoor de reserve onder druk te staan. Bij het opstellen van de planning voor 2020 is hier rekening mee gehouden door werkzaamheden, voor zover mogelijk, door te schuiven naar 2021 en 2022. Afhankelijk van het tempo en omvang van de gewenste energietransitie van het gemeentelijke vastgoed en de daarvoor nog beschikbaar te stellen middelen zal de reserve, zonder compensatie voor de DMOP, versneld uitgeput raken.
De ontwikkelingen rond de onderhoudslasten en de beschikbare reserve worden de komende jaren op detail gemonitord.

Raming Reserve Onderhoud Vastgoed                                  bedragen x € 1.000

Bundelen eigenaars- en gebruikersonderhoud
Zoals bij de begroting is vastgelegd moet er een efficiency bezuiniging op de gemeentelijke organisatie gerealiseerd worden. Een van de businesscases uit deze bezuinigingsmaatregel is een efficiency bezuiniging op de huisvesting. In 2019 is met DSB een pilot gestart voor de panden in eigen gebruik bij DSB (stadsboerderijen en het pand in Wilhelminaoord). Het doel hiervan is onderzoeken of door het bundelen van eigenaars- en gebruikersonderhoud de kwaliteit en effectiviteit van het onderhoud verbeterd kan worden. Daarnaast zou de dienstverlening naar de gebruikers verbeteren; minder overlast voor huurders door een betere afstemming van werkzaamheden waarbij er voor de huurder één aanspreekpunt is voor gebouwonderhoud. Als afgeleide hiervan zou mogelijk inkoopvoordeel en effectievere inzet van personeel tot een financieel voordeel kunnen leiden. Tot nu toe niet gebleken dat de bundeling van eigenaren- en huurdersonderhoud leidt tot significante financiële resultaten.
Eind 2020 is de pilot afgerond.